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Conheça o método PDCA

 

O dia a dia dos profissionais envolve uma série de decisões, muitas delas tomadas sem a devida atenção, de maneira automática. Mesmo as tarefas mais simples e básicas precisam ser analisadas e planejadas, isso porque qualquer dificuldade em resolvê-las pode torná-las complexas, atrasando ainda mais a sua entrega. Nesse sentido, o método PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma maneira prática de facilitar as tomadas de decisão nos âmbitos pessoal e profissional. A sigla tem origem nos termos em inglês para “planejar, executar, checar e corrigir”, traduzindo-se em um método interativo de gestão de quatro passos utilizado para implementar, controlar e melhorar processos e produtos nas empresas.

 

Em qualquer organização de tarefas, a primeira etapa, a do planejamento, muitas vezes, é a mais negligenciada. Com as diversas atividades diárias e prazos curtos para executá-los, o planejamento vira mero detalhe, o que pode atrasar e produzir retrabalho. Depois da fase inicial, vem outro desafio: colocar em prática o plano de execução e produzir.

 

Após essas etapas, deve-se checar o que foi feito. Isso porque a mensuração é essencial para auxiliar a visualização das tarefas, por meio de indicadores ou dados, e notar se as etapas anteriores foram efetivas. Por fim, a correção completa o ciclo do método PDCA.

 

A ferramenta de gestão tem sido difundida e aplicada no mundo corporativo, com ótimos resultados. Medir, portanto, torna-se eficaz para saber onde, quando e como aquela determinada etapa deve ser corrigida. Muitos gestores obtiveram ótimas ideias ao rever todas as etapas que estão habituados a fazer no automático e, a partir daí, melhorar e aprimorar os processos de gestão.

O poder do feedback

 

O feedback é a mais simples e poderosa ferramenta de gestão, que funciona como um guia para ajudar o profissional a saber como está o seu desempenho. O termo é amplamente conhecido dentro das organizações, mas na maioria das vezes seu poder é negligenciado. Isso porque muitas empresas não reconhecem seus benefícios e acabam por executar o processo de forma desestruturada, assim, seus resultados ficam aquém do desejado.

 

Os autores do livro Obrigado pelo Feedback, Sheila Heen e Douglas Stone, após algumas pesquisas, notaram que mais do que capacitar os gestores para aplicar o feedback, é importante treinar quem o recebe. Para eles, é preciso que os colaboradores sejam preparados para melhor assimilar as sugestões, uma vez que são eles que determinam o que o feedback significa e se vão considerar, ou não,  o que foi dito.

 

Ao encontro dessa afirmação e exemplo de profissional que já foi treinado para receber feedback, é o assistente de Recursos Humanos da Santillana Brasil, Lucas Cavalheiro Marques, que destaca seus benefícios. “A troca de ideias e pontos de vistas diferentes com a minha gestora, me ajudam na resolução de problemas e estimulam o desempenho em novos processos. Cabe a mim ter a humildade de reconhecer as críticas construtivas e trabalhar em cima delas, não deixando de lado os pontos positivos também citados.”

 

Reconhecendo seus benefícios, a Santillana Brasil preocupa-se em capacitar os gestores para oferecerem e receberem o feedback de forma estruturada. Exemplo disso é a coordenadora de Contas a Pagar da Santillana Brasil, Alessandra de Souza do Nascimento, que aplica o instrumento com sua equipe. “Considero uma ferramenta extremamente importante. Acredito que todos ganham: funcionário, gestor e empresa. O feedback individual potencializa o desenvolvimento do funcionário. Nesse momento, por exemplo, podemos abordar processos técnicos e específicos do funcionário que pode estar desempenhando de uma forma menos produtiva simplesmente pelo fato de não conhecer o processo completo. Há também situações comportamentais que podemos abordar e, dessa forma, minimizar atritos com outros funcionários ou áreas. E, por fim, o gestor também agrega mais conhecimento e, inclusive, pode ter um feedback da sua gestão com o funcionário, mesmo que essa não seja a intenção inicial”, enfatiza.

 

Não existe uma regra de como aplicar e receber o feedback, mas, para os colaboradores da Santillana Brasil, alguns pontos importantes devem ser considerados. Confira:

 

  • O gestor deve preparar-se e expor suas ideias com tranquilidade, não deixando questões e gostos pessoais intervirem no momento do feedback.
  • Procurar começar o processo pontuando as qualidades e situações em que o funcionário agiu com assertividade. Em seguida, apresentar os pontos de melhoria e atenção.
  • Evitar fazer julgamentos prévios e avaliar os eventos ocorridos.
  • A partir da identificação dos pontos de melhoria, desenvolver um plano de ação para essa mudança.
  • Desenvolver a autocrítica em relação ao seu desempenho profissional e estar aberto às mudanças podem fazer a diferença no processo.
  • Antes de participar do processo de feedback, descubra qual é a sua forma de lidar com as críticas e elogios, que podem ser de raiva, negação, choro e desinteresse/despreocupação, e se preparar para quando chegar o momento. 

Avaliação de Desempenho – como funciona?

 

No mundo corporativo, existem diversas formas de avaliar os colaboradores, com destaque para a Avaliação de Desempenho. De grande importância nos Departamentos de Recursos Humanos e Gestão de pessoas, essa ferramenta permite conhecer os lados pessoal, profissional e até psicológico do ser humano, com análises individuais ou em grupo.

 

Amparado em uma avaliação, é possível analisar e diagnosticar o desempenho de cada colaborador, conhecer seu comportamento, suas qualidades e limitações. A análise pode ter várias fases, começando pela observação da postura e dos trabalhos de equipe. Já na próxima etapa, são identificados os pontos de desenvolvimento e os problemas a serem resolvidos em conjunto. Por fim, entrevistas periódicas, com feedbacks da evolução do funcionário, mostram suas qualidades e seus pontos de melhoria.

 

Para o profissional, ser avaliado não é tarefa das mais fáceis, mas pode ser enriquecedor, pois com a avaliação de desempenho o funcionário tem a oportunidade de descobrir o que o gestor pensa do seu trabalho e, dessa forma, evoluir. Mas, para conquistar melhores resultados, as avaliações devem ser periódicas e com padrões definidos para todos os cargos existentes na empresa.

 

Vale lembrar que essa avaliação não consiste em punir ou demitir pessoas, mas orientar sobre as mudanças necessárias e o melhoramento de toda a empresa. Quando se chega a um resultado satisfatório, tanto os líderes como os colaboradores ganham com ações positivas, crescimento individual e coletivo, e melhor desenvolvimento.